Una de las funciones habituales del Administrador de Fincas es ocuparse de la contabilidad de la comunidad, para ello, con carácter previo a la celebración de la Junta, debe poner en conocimiento de los propietarios la liquidación de gastos e ingresos de la comunidad, el presupuesto y las cuotas previsibles para el nuevo ejercicio.
La información transmitida debe ser clara y concisa, fácilmente entendible por todos los propietarios sin necesidad de tener que apuntarse a ningún Máster de Economía. Pero también debe ser fácilmente contrastable y reflejar fielmente los movimientos bancarios habidos durante el año.
Cómo bien es sabido, cada maestrillo tiene su librillo, y por lo tanto cada administrador tiene su forma particular de presentar las cuentas. Desde nuestra experiencia, podemos asegurar que existen tendencias para todos los gustos, desde administradores que presentan más de 20 hojas de cuentas para una comunidad de pequeño tamaño, hasta administradores que en poco más de 10 líneas ya lo tienen solventado.
Cuando comenzamos a gestionar una comunidad, en M&L Comunidades revisamos toda la documentación entregada y rehacemos la contabilidad de uno ó dos años anteriores. Con el objetivo de transmitiros la importancia de exigir unas cuentas detalladas, en las que se informe de la fecha y concepto de cada cargo, podríamos citaros algunos ejemplos que nos hemos ido encontrando a lo largo de nuestra trayectoria.
¿Por qué no debes permitir cargos agrupados?
En muchas ocasiones nos encontramos con liquidaciones que simplemente presentan un resumen de gastos, dónde se agrupan todos los cargos por conceptos, es decir, la suma de las facturas de luz, suma de los cargos de limpieza, suma de las reparaciones habidas durante el año.., este sistema además de no permitir conocer toda la información necesaria, facilita el encubrimiento de errores.
No han sido pocas las veces que nos hemos encontrado gastos agrupados en conceptos a los que no se corresponden, bien por error ó bien con el objetivo de encubrir una gestión poco adecuada.
Ejemplo de ello, puede ser la incorporación de vados con recargo (por no haber sido pagados a su debido tiempo) dentro de la suma total de los consumos eléctricos. Es imposible detectar este hecho, si no se comprueba cargo por cargo, ó disimular la subida excesiva del seguro, restando del pago anual las indemnizaciones pagadas a la comunidad. Facturas de reparaciones de fachadas incluidas en gastos generales, gravando a locales que, por estatutos, quedaban exentos de dicho pago, ó cargos sin justificación..etc.
Debes exigir siempre que la liquidación presentada, informe sobre la fecha en que se realizó el trabajo y la fecha en la que se pagó la factura, así como su importe individualizado, porque de esta forma podrás contrastar la información, saber a qué se corresponde, conocer si hay ó no variaciones mensuales, anuales, detectar errores.
